У каждой схемы поставки товаров существует собственная логика управления закупками. Ниже рассматривается один из вариантов управления закупками при децентрализованной схеме поставок товара, т.е. когда формирование заявок выполняется в центральном офисе или в аптеке (аптечном киоске), на основании анализа реализации медикаментов. При этом поставка медикаментов осуществляется непосредственно в саму аптеку (аптеки).
На базе движения медикаментов по предыдущим периодам автоматически или вручную формируется ассортимент аптеки, по которому в дальнейшем будет осуществляться заказ у поставщиков.
В случае разграничения обязанностей по определению ассортимента аптеки и непосредственному заказу медикаментов у поставщиков между различными исполнителями, система дает возможность контролировать соблюдение определенного ранее ассортимента.
Разграничение ответственности между менеджерами по закупке осуществляется по одному из следующих принципов:
- за каждой группой закупщиков закрепляются определенные товарные группы;
- за каждой группой закупщиков закрепляются определенные поставщики товаров;
- за каждой группой закупщиков закрепляются определенные товарные группы в разрезе складов.
В случае временного отсутствия одного из закупщиков в системе имеется возможность делегирования его полномочий иному исполнителю.
Все поставщики медикаментов учитываются в справочнике «Группы транспортировки». В системе под группой транспортировки понимается субъект, относительно которого осуществляется заявка товаров (поставщик в целом либо его структурное подразделение, поставляющее конкретные группы медикаментов). Задание группы транспортировки для поставщика необходимо только в том случае, если привоз им различных групп товаров не осуществляется вместе.
Для каждого поставщика (группы транспортировки) определяется ассортимент поставляемых им товаров. По умолчанию товар попадает в ассортимент поставщика, если его последний по времени приход был от указанного поставщика. Пользователь имеет возможность в журнале «Справочник ассортиментов» исключать/включать определенные товары в ассортимент конкретного поставщика.
Для поставщика задается периодичность привоза товара (для определения срока страхового запаса) и время доставки (через сколько дней после осуществления заявки товар будет доставлен в магазин).
По ассортименту поставщика (группы транспортировки) также задается ряд параметров (цена, количество в упаковке, минимальный заказ, запрет заказа до установленной даты и прочее). Следует отметить, что в целом приоритет товара безотносительно к конкретному поставщику (используется далее при формировании предложения по закупке) задается в справочнике товаров либо непосредственно в предложении по закупке.
Расход в день автоматически перерасчитывается системой исходя из установленного периода (по умолчанию исходя из расхода товара за последний 21 день). Пользователь имеет возможность перерасчитать однодневный расход и товарооборачиваемость, задав иной период для расчета. В этом же журнале отображаются опорные параметры расчета предложения по закупке. К ним относятся: минимальный запас товара, расход товара в день, товарооборачиваемость, текущий остаток товара, количество заказанного, но пока не доставленного товара.
Формирование предложений по закупке происходит для каждого закупщика (закупщиков) с выбором склада (складов).
Система формирует предложение по закупке подмножества товаров по следующему принципу: когда товара с учетом времени поставки будет становиться меньше страхового запаса, формируется закупка товара до максимума. Кроме того, система на основе ассортиментов поставщиков и их приоритетов, сама выберет поставщиков, у которых будет закупаться товар. В журнале предложений о закупках собрана вся информация о заявках – верхняя часть экрана и расшифровка заявки в разрезе материалов с вынесенными в таблицу основными параметрами заявки товара – нижняя часть экрана. ри несогласии с расчётными величинами, закупщик вправе изменить выбранные величины закупок (поле зак.уп).
Отредактированная заявка переводится в статус «спланированные», и оказывается в журнале спланированные заявки для внутреннего согласования.
Отредактированная заявка переводится с статус «спланированные», и оказывается в журнале спланированные заявки для внутреннего согласования. После внутреннего согласования заявки она переводится в статус «к согласованию» для согласования заявки с поставщиком. При этом заявка автоматически формируется в формате MS Excel которую можно напечатать и отослать по факсу, e-mail или другим способом.
После того, как заявка согласована с поставщиком, все закупки по данной заявке переходит в статус «открыта» и по ним ожидается приход медикаментов в аптеку. По приходу товара в аптеку выбирается закупка, которая описывает этот товар (в накладной должен быть указан номер закупки, на основе которой сформирована накладная). Ответственный за приемку пересчитывает товар, сравнивает его количество с существующей закупкой, и в случае соответствия принимает его.
Как только медикаменты оприходованы и для них сформированы складские проводки (движение материалов), информация о его приходе автоматически заносится в журнал открытых закупок, что позволяет контролировать выполнение закупок поставщиками.
После того, как закупка выполнена или известно, что ее выполнение более не ожидается, она переводится в статус закрыта. В дальнейшем, на основании этой информации, можно строить отчеты по выполнению поставщиками своих обязательств.
8-602-609