Одной из важнейших функций подсистемы учета товаров в супермаркете (Back-Office) является инвентаризация. Именно она дает возможность определить степень достоверности используемой технологии ведения количественного учета, следовательно, и эффективность принимаемых решений по закупке товаров, правильность расчетов с поставщиками и т.д. Кроме того, ее проведение должно быть минимизировано во времени для сокращения издержек из-за прерывания процесса торговли. Наш опыт показал, что при правильной организации процесса, переучет в супермаркетах с ассортиментом товаров более 10 тыс. наименований можно провести за одну ночь. Сразу оговорюсь, что единых рецептов правильного проведения инвентаризации не существует в силу многих факторов. Особую роль здесь, конечно, играет наличие качественных терминалов сбора данных, использование которых значительно увеличивает скорость проведения инвентаризации. Замечено, что на проведение инвентаризации с помощью терминалов сбора данных уходит примерно в 2 раза меньше времени. Нельзя исключать и такие факторы, как дисциплинированность и организованность персонала, маркировка товаров, ведение учета товаров по поставкам, маркировка товаров и многое другое.
Кратко остановимся на основных этапах проведения инвентаризации.
Предварительно назначается дата - время проведения инвентаризации и определяется состав комиссий по ее проведению. Естественно, на момент начала переучета процесс торговли останавливается. Администратор базы данных должен убедиться, что все документы по товародвижению введены в систему. Далее в терминалы сбора данных загружается информация о товарах, сгруппированная по штрих-кодам или поставкам. Понятно, что при проведении инвентаризации по штрих-кодам сам пересчет товаров будет производиться быстрее. Второй вариант применяется для товаров, требующих жесткой привязки к конкретной поставке, что замедляет их подсчет. На практике часто оба варианта используются одновременно. Очень важно, чтобы терминал сбора данных помимо хороших технических характеристик, обладал удобным пользовательским интерфейсом в части поиска товаров не только по штрих-коду, но и по цене или наименованию, а также сообщал об отсутствии штрих-кода в базе данных.
Перед проведением переучета супермаркет территориально делится на зоны, перемещение товара между которыми на время переучета запрещается. В частности, так решается проблема подсчета товаров, рассредоточенных по супермаркету. Переучет проводится несколькими независимыми комиссиями по каждой зоне отдельно путем сканирования штрих-кода товара (или ручного ввода кода) и ввода его количества в терминал сбора данных. После завершения обсчета супермаркета результаты инвентаризации из терминалов сбора данных выгружаются в систему оперативного учета (Back-Office). Причем результаты пересчета зоны каждой комиссией заносятся в компьютер в отдельные журналы переучета для зоны и комиссии. Далее процесс обработки результатов инвентаризации можно условно поделить на 3 этапа:
1. Обработка результатов пересчета зон комиссиями.
На этом этапе очень важно согласовать данные, загруженные в систему оперативного учета с комиссиями, проводившими инвентаризацию для исключения дальнейших разногласий.
2. Объединение данных по зонам.
Далее данные из журналов переучета по зоне и комиссии передаются в общий журнал переучета по зонам с целью последующего сравнения и выявления разногласий между данными обсчета разными комиссиями. Протокол рассогласований выводится на печать, проводится повторный пересчет данных товаров независимой комиссией. Данные контрольного обсчета вводятся в компьютер и сравниваются с результатами обсчета другими комиссиями. Если данные контрольного обсчета совпадают с данными обсчета одной из комиссий, принимается решение о достоверности полученных данных. В противном случае пересчет по данным товарам повторяется. Процедура повторяется для всех зон (участков) объекта. Очень важно, чтобы после завершения уже второго этапа инвентаризации эксплуатируемая у вас система автоматизации(Back-Office) позволила супермаркету возобновить процесс торговли.
3. Приведение учетных остатков в соответствие с результатами пересчета (фактическими остатков).
Из общего журнала переучета по зонам данные, признанные достоверными, передаются в итоговый журнал инвентаризации для сверки с учетными остатками и принятия решения о списании недостач или оприходования излишков для приведения учетных остатков к фактическим. Приведение остатков в соответствие с результатами инвентаризации может выполняться как вручную по одному товару, так и автоматически по группе. В ручном режиме при наличии нескольких поставок на одном штрих-коде пользователь сам принимает решение, как распределить итоги инвентаризации по поставкам. При автоматическом режиме пользователь также имеет возможность выбрать способ закрытия текущих остатков. Один из них – это занесение остатков по инвентаризации на последнюю поставку, другой распределение результатов инвентаризации по нескольким поставкам. При этом осуществляется проверка – не превышают ли данные по инвентаризации приход на соответствующую поставку. Если подходящих поставок в учетных остатках не найдено, то остаток по инвентаризации записывается на последнюю подходящую поставку.
Вед. специалист НТО «ЛюксСофт»
Тамара Кирковская
8-602-609