У каждой схемы поставки товаров существует собственная логика управления закупками. Ниже рассматривается один из вариантов управления закупками при децентрализованной схеме поставок товара, т.е. когда формирование заявок выполняется в центральном офисе или на торговом объекте, на основании анализа реализации товаров. При этом поставка товаров осуществляется непосредственно на сам торговый объект (объекты).
На базе движения товаров по предыдущим периодам автоматически или вручную формируется ассортимент магазина, по которому в дальнейшем будет осуществляться заказ у поставщиков.
В случае разграничения обязанностей по определению ассортимента магазина и непосредственному заказу товара у поставщиков между различными исполнителями, система дает возможность контролировать соблюдение определенного ранее ассортимента.
Разграничение ответственности между менеджерами по закупке осуществляется по одному из следующих принципов:
- за каждой группой закупщиков закрепляются определенные товарные группы;
- за каждой группой закупщиков закрепляются определенные поставщики товаров;
- за каждой группой закупщиков закрепляются определенные товарные группы в разрезе складов.
В случае временного отсутствия одного из закупщиков в системе имеется возможность делегирования его полномочий иному исполнителю.
Все поставщики товаров учитываются в справочнике «Группы транспортировки». В системе под группой транспортировки понимается субъект, относительно которого осуществляется заявка товаров (поставщик в целом либо его структурное подразделение, поставляющее конкретные товарные группы). Задание группы транспортировки для поставщика необходимо только в том случае, если привоз им различных групп товара не осуществляется вместе.
Для каждого поставщика (группы транспортировки) определяется ассортимент поставляемых им товаров. По умолчанию товар попадает в ассортимент поставщика, если его последний по времени приход был от указанного поставщика. Пользователь имеет возможность в журнале «Справочник ассортиментов» исключать/включать определенные товары в ассортимент конкретного поставщика.
Для поставщика задается периодичность привоза товара (для определения срока страхового запаса) и время доставки (через сколько дней после осуществления заявки товар будет доставлен в магазин).
По ассортименту поставщика (группы транспортировки) также задается ряд параметров (цена, количество в упаковке, минимальный заказ, запрет заказа до установленной даты и прочее). Следует отметить, что в целом приоритет товара безотносительно к конкретному поставщику (используется далее при формировании предложения по закупке) задается в справочнике товаров либо непосредственно в предложении по закупке.
Расход в день автоматически перерасчитывается системой исходя из установленного периода (по умолчанию исходя из расхода товара за последний 21 день). Пользователь имеет возможность перерасчитать однодневный расход и товарооборачиваемость, задав иной период для расчета. В этом же журнале отображаются опорные параметры расчета предложения по закупке. К ним относятся: минимальный запас товара, расход товара в день, товарооборачиваемость, текущий остаток товара, количество заказанного, но пока не доставленного товара.
Формирование предложений по закупке происходит для каждого закупщика (закупщиков) с выбором склада (складов).
Система формирует предложение по закупке подмножества товаров по следующему принципу: когда товара с учетом времени поставки будет становиться меньше страхового запаса, формируется закупка товара до максимума. Кроме того, система на основе ассортиментов поставщиков и их приоритетов, сама выберет поставщиков, у которых будет закупаться товар.
В журнале предложений о закупках собрана вся информация о заявках – верхняя часть экрана и расшифровка заявки в разрезе материалов с вынесенными в таблицу основными параметрами заявки товара – нижняя часть экрана.
При несогласии с расчётными величинами, закупщик вправе изменить выбранные величины закупок (поле зак.уп).
Отредактированная заявка переводится в статус «спланированные», и оказывается в журнале спланированные заявки для внутреннего согласования.
Отредактированная заявка переводится с статус «спланированные», и оказывается в журнале спланированные заявки для внутреннего согласования. После внутреннего согласования заявки она переводится в статус «к согласованию» для согласования заявки с поставщиком. При этом заявка автоматически формируется в формате MS Excel которую можно напечатать и отослать по факсу, e-mail или другим способом.
После того, как заявка согласована с поставщиком, все закупки по данной заявке переходит в статус «открыта» и по ним ожидается приход товара в магазин. По приходу товара в магазин выбирается закупка, которая описывает этот товар (в накладной должен быть указан номер закупки, на основе которой сформирована накладная). Ответственный за приемку пересчитывает товар, сравнивает его количество с существующей закупкой, и в случае соответствия принимает его.
Как только товар оприходован и для него сформированы складские проводки (движение материалов), информация о его приходе автоматически заносится в журнал открытых закупок, что позволяет контролировать выполнение закупок поставщиками.
После того, как закупка выполнена или известно, что ее выполнение более не ожидается, она переводится в статус закрыта. В дальнейшем, на основании этой информации, можно строить отчеты по выполнению поставщиками своих обязательств.
8-602-609